Технологические решения

ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЕ РЕШЕНИЯ (2011 г.)

В 2011 году подразделениями ГПНТБ СО РАН осуществлялось регулирование и совершенствование основных технологических процессов; научная прогнозно-стратегическая разработка проблем организации прогрессивной технологии и нормирования библиотечно-информационных работ; единая технологическая политика в области внедрения автоматизированной системы WEB-ИРБИСа; координация производственных связей структурных подразделений по вопросам технологии и нормирования.

В отчетном году было проведено 5 технологических совещаний по вопросам автоматизации библиотечных процессов при заместителе директора по научной работе и 64 оперативных технологических совещаний, на которых были решены следующие основные вопросы:

- отчет подразделений о выполнении планов технологической работы;

- подготовка сборников организационно-технологической документации к переизданию;

- технология штрих-кодирование изданий;

- ретроконверсия каталогов;

- слияние ЭК отечественных журналов и БД <Ретрофонд отечественных журналов>;

- перевод в Ирбис БД ОНБ и УМКБ;

- объединение ЭК ГПНТБ СО РАН и Отделения ГПНТБ СО РАН;

- оцифровка изданий из фондов ОХФ и ОРКиР;

- создание БД <Электронные полнотекстовые ресурсы>;

- доработка технологии электронного заказа изданий;

- внедрение автоматизированного учета посещений в читальных залах;

- совершенствование системы учета выдачи документов из полнотекстовых библиотек и БД;

- внедрение технологии беспроводного доступа к Интернету для читателей;

- внесение изменений в существующие технологические процессы.

Выполнено:

1. Осуществлен переход на Web-ИРБИС: доработан интерфейс, осуществлена синхронизация поисковых полей в локальных и удаленных БД собственной генерации,

2. Представлены в Web-ИРБИСе следующие электронные ресурсы ГПНТБ СО РАН:

- электронные каталоги:

§ книг и продолжающихся изданий (1992 - ),

§ авторефератов диссертаций (1992 - ),

§ отечественных журналов (1962 - ),

§ сводный иностранных периодических изданий, имеющихся в библиотеках СО РАН (1992 - ),

§ газет;

- имидж-каталоги:

§ отечественных книг (А - К),

§ иностранных книг,

§ научно-технической документации;

- БД:

§ Научная Сибирика (разработана структура представления ресурсов);

3. создан единый электронный каталог книг ГПНТБ СО РАН и Отделения

4. произведено слияние ЭК отечественных журналов и БД <Ретрофонд отечественных журналов>, осуществлено редактирование ЭК после слияния (выполнение 100%);

5. проведено редактирование ЭК иностранных журналов (выполнение 100%);

6. отработана технология отражения ссылок на внешний объект в электронном каталоге ГПНТБ СО РАН (оглавления иностранных изданий), имеющихся в архиве Отделения (по 2009 г. включительно);

7. осуществлено слияние региональных БД (проект <Научная Сибирика>), организация доступа к БД <Научная Сибирика> в НЧЗ, УМКБ, WEB-ИРБИСе;

8. внедрена технология электронного заказа изданий в Отделении ГПНТБ СО РАН;

9. ведется автоматизированный учет посещений в читальных залах ГПНТБ СО РАН;

10. осуществляется штрих-кодирование новых поступлений изданий в ГПНТБ СО РАН и штрих-кодирование изданий из фондов научных читальных залов (обработано 97374 издания, 36% изданий из фондов НЧЗ имеет штрих-код);

11. используется технология штрих-кодирования в обслуживании читателей (ч/з № 5);

12. разработана технология оцифровки изданий, не попадающих под авторское право для библиотек сети НИУ СО РАН, подготовлены инструкции;

13. представлена деятельность ГПНТБ СО РАН в социальных сетях (YouTube, Facebook, Twitter, Livejournal);

14. создана мобильная версия сайта ГПНТБ СО РАН;

15. внедрена технология беспроводного доступа к Интернету для читателей ГПНТБ СО РАН (в ч/з 8, ч/з 10);

16. осуществлена модернизация оборудования в ОНОДе и ООЧ, установлены сканеры и организация рабочих мест в ОНОД и читальных залах (для внедрения технологии штрих-кодирования новых поступлений и автоматизированного учета посещения читателей и книговыдачи);

17. ведется создание ретрокаталога на основе оцифрованного топокаталога (1990-1991) - введено 6000 библиографических записей;

18. создан имидж-каталог ГПНТБ СО РАН на основе ГАК (иностранная часть) - 100% и ЧАК - выставлены в WEB- Ирбис буквы <А - К>;

19. оцифрованы издания, на которые не распространяется действие авторского права - всего 658 документов; представлены в БД <Оцифрованные издания из фонда ГПНТБ СО РАН>;

20. осуществлялось развитие полнотекстовой политематической БД <Материалы конференций РАН> - всего 236 документов;

21. организован доступ к полнотекстовой БД оцифрованных изданий - в ч/з 8, - библиографическим БД - в ч/з 1 - 5;

22. разработана и внедрена технология записи читателей на выездных выставках;

23. произведена унификация учета посещений ГПНТБ СО РАН посетителями выставок;

24. заполнены формы федерального статистического наблюдения № 1-ВПБ <Сведения о библиотеке> при проведении Всероссийской переписи библиотек.

В технологиях комплектования фондов продолжена работа по развитию возможностей БД <Текущий заказ> (анализ результативности выполнения заказа по заказам библиотек, годам издания и заказа, источникам поступлений и организациям) и использования БД <Электронный СТТПК> (перевод с версии 32 на версию 64 ИРБИС, переход от сиглы к сайту института, использование БД РКП (рубрики ГРНТИ, УДК, ключевые слова) в качестве поисковых полей для выхода в БД <Электронный СТТПК>, уточнение, дополнение, изменение в процессе текущей редакции); а также внедрению БД РКП в процесс обработки ОЭ и подключение БД <Текущий заказ> в технологические процессы сектора ОЭ (поиск и распечатка БО, формирование заготовки для БД <Поток ОЭ>, поиск предварительного заказа по БД <Текущий заказ>).

В процессах каталогизации по-прежнему внимание в отчетном году уделялось совершенствованию технологии в связи с внедрением очередной версии системы ИРБИС, взаимодействию с БД РКП по использованию библиографических записей в обработке новых поступлений. Совершенствовалась рабочая база данных под ИРБИС для проработки и предварительной сверки многоуровневых изданий, из которой каталогизатор может скопировать готовую отредактированную библиографическую запись при описании очередного тома издания. Совершенствовалась технология копирования и ведения баз предварительной каталогизации. Продолжалась работа по усовершенствованию технологии списания журналов из электронного каталога и уточнению соответствия данных РКП формату RUSMARC.

В отчетном году были проведены: семинар <Методологические основы анализа информационных технологий> (57 слушателей), обучающие технологические семинары <Перспективные информационные технологии в библиотечной практике> (95 слушателей> и <Поиск в библиографических БД под Web-ИРБИС> (для сотрудников ООЧ).

В отчетный период подготовлены и изданы сборники ОТД <Система фондов> (18 документов) и <Сохранность фондов> (26 документов); разработан проект положения <Об информационно-библиотечной системе Российской академии наук> и положения <Порядок учета выдачи документов из удаленных полнотекстовых библиотек и БД в ГПНТБ СО РАН и библиотеках сети СО РАН>; подготовлены справки <Рынок электронных книг в России>, <Результаты работы по ретроконверсии традиционных каталогов ГПНТБ СО РАН в 2011 г.> и <Распределение посещений читателей по часам и дням недели (итоги эксперимента)>; доработана Инструкция по работе с задолженностью в научных читальных залах и по электронному заказу изданий из книгохранилища и из подсобных фондов.

Продолжена работа по отработке оптимальной технологии при перераспределении изданий между ООЧ и ОХФ. С 2011 года ООЧ при передаче фонда будет снимать частями разделы фонда по мере приема в книгохранениею. После отработки изданий в ООЧ на переиздания, технической обработки массива <берут в фонд> и технической обработки <исключено по причине утраты научной и практической ценности>.

В соответствии с Положением <О конкурсе инновационных предложений "Повышение эффективности и качества библиотечной деятельности"> в 2011 года состоялся очередной конкурс. К рассмотрению принимались любые предложения, которые могли быть рекомендованы к внедрению в библиотечную, информационную, научную, научно-методическую практику, в хозяйственную или управленческую деятельность ГПНТБ СО РАН, а также предложения, вносящие принципиально новое в производственный процесс библиотеки и дающие реально ощутимый эффект. В конкурсную комиссию было подано 18 предложений. Реализованы предложения:

- <Создание мобильной версии сайта>. На сайте ГПНТБ СО РАН размещена ссылка на мобильную версию сайта (с разделами: <каталог>, <как найти библиотеку>, <спроси библиотекаря>), созданную в специальной программе (Adobe Dreamweaver) и позволяющая просматривать информацию о библиотеке через экран мобильного телефона. Мобильный сайт библиотеки позволит расширить возможности информационного обслуживания пользователей, расширит аудиторию пользователей, учитывая перспективность развития технологий мобильности.

- <Технология записи читателей в библиотеку при проведении массовых мероприятий>, направленное на привлечение новых читателей, создание положительного имиджа библиотеки.

- <Создание комплексной системы продвижения продуктов и услуг ГПНТБ СО РАН на основе использования веб-сервисов>.

- <Использование скринкастов и видеокастов для оптимизации пользовательских свойств сайта>. Разработаны скринкасты с инструкциями по поиску в библиографических БД.

- <Оформление электронного заказа при приеме традиционных требований на издания>. Сотрудники ООЧ выполняют электронный заказ самостоятельно при приеме традиционного бумажного варианта требования от читателя в целях повышения комфортности обслуживания.

- <Внедрение интерактивной формы для опроса на сайте>. В течение года на сайте ГПНТБ СО РАН размещена интерактивная форма для опроса по актуальным проблемам: <Интерфейс Электронной библиотеки>, <Есть ли будущее у традиционных библиотек?>.

- <Создание слайд-презентаций по библиотечно-информационной тематике, доведение их до пользователей Учебно-методического кабинета библиотековедения ОНИМР на основе использования современных информационно-компьютерных технологий> и другие.

Мониторинговое слежение позволяет получать информацию, фиксировать состояние процесса, изучать динамику развития объекта. В 2011 году осуществлялся регулярный мониторинг информационных ресурсов по направлениям: 1) Информационные ресурсы ГПНТБ СО РАН (ежемесячно); 2) Использование информационных ресурсов (2 раза в год). Доступ к информации предоставлялся через сеть библиотеки и в Интернет. Кроме того, для унификации и совершенствования технологии заполнения отчетных статистических данных в ГПНТБ СО РАН, а также оперативного отслеживания динамики производственной деятельности подразделений, продолжился мониторинг основных производственных показателей работы, данные которого отражены в формах годового отчета библиотеки.

Сотрудники ГПНТБ СО РАН приняли участие в работе Совета по развитию информационно-библиотечной среды ННЦ СО РАН и непосредственной реализации принимаемых на Совете решений.

Технологические решения (2010 г.)

В 2010 году подразделениями ГПНТБ СО РАН осуществлялось регулирование и совершенствование основных технологических процессов; научная прогнозно-стратегическая разработка проблем организации прогрессивной технологии и нормирования библиотечно-информационных работ; единая технологическая политика в области внедрения автоматизированной системы ИРБИС; координация производственных связей структурных подразделений по вопросам технологии и нормирования.

В 2010 году было проведено 14 технологических совещаний по вопросам автоматизации библиотечных процессов при заместителе директора по научной работе и 36 оперативных технологических совещаний, на которых были решены следующие основные вопросы:

1) по разработке и внедрению в промышленную эксплуатацию технологии:

- электронного заказа изданий, в т.ч. из фонда НО и в УМКБ;

- информированию пользователей по электронной почте и через sms-сообщения;

- автоматизированному учету посещений библиотеки читателями (доработка нового образца читательских билетов и их сканирование на Контроле);

- прикреплению внешних файлов (оглавления иностранных изданий) к БО в ЭК;

- оцифровке изданий повышенного спроса из фонда ОХФ для создания БД «Электронные полнотекстовые ресурсы».

2) внесены изменения:

- в статистические формы АРМ «Книговыдача»;

- в образцы действующих документов, дополненные акты согласованы с бухгалтерией с целью унификации первичной учетной документации;

- в путь заказа изданий из ОХФ для сотрудников библиотеки.

3) подготовлены и рассмотрены:

- проект внедрения технологии штрих-кодирования новых поступлений изданий;

- проект изменений и дополнений в интерфейс Web-ИРБИС,

- план ретроконверсии традиционных каталогов;

- техническое задание для разработки новых статистических форм при электронном заказе изданий;

- проект слияния текущих библиографических БД ОНБ;

- проект модернизации имеющейся системы сбора данных по пользователям и поискам, посещаемости ресурсов.

В отчетном году разработана инструкция «Работа с изданиями, включенными Министерством юстиции РФ в федеральный список экстремистских материалов»; проведена инвентаризация БД, генерируемых ГПНТБ СО РАН (подготовлен список БД с кодами, согласовано с подразделениями библиотеки); осуществлено конвертирование в ИРБИС ретроспективной БД отечественных журналов; оптимизирован процесс создания БД «Издания Абонемента» (объединены БД традиционных и электронных изданий, синхронизированы поля ввода).

В течение первого полугодия велась работа над доработкой сборника «Блок-схемы на основные производственные процессы. Часть 2. Организация фондов». Начата работа по внесению изменений и дополнений в сборник «Система фондов». Разработаны положения «Об электронном фонде» и «О фонде отдела периодики».

Мониторинговое слежение позволяет получать информацию, фиксировать состояние процесса, изучать динамику развития объекта. В 2010 году осуществлялся регулярный мониторинг информационных ресурсов по направлениям: 1) Информационные ресурсы ГПНТБ СО РАН (ежемесячно); 2) Использование информационных ресурсов (2 раза в год). Доступ к информации предоставлялся через сеть библиотеки и в Интернет. Кроме того, для унификации и совершенствования технологии заполнения отчетных статистических данных в ГПНТБ СО РАН, а также оперативного отслеживания динамики производственной деятельности подразделений, продолжился мониторинг основных производственных показателей работы, данные которого отражены в формах годового отчета библиотеки.

По результатам, состоявшегося в 2009 году в ГПНТБ СО РАН, конкурса инновационных предложений "Повышение эффективности и качества библиотечной деятельности", который проводился в целях повышения производительности труда, внедрения новой и совершенствования традиционной библиотечной и информационной технологии, улучшения обслуживания читателей (реализации новых форм и услуг), оптимального использования производственных площадей, экономии материальных и трудовых затрат, в практику работы внедрены следующие проекты:

1. Предложение «Изменение пути книги на выставке-просмотре РКП» заключалось в организации выставки-просмотра для заведующих библиотеками и специалистов НИУ ННЦ в Отделении ГПНТБ СО РАН (пр. Лаврентьева, 6). Выставка функционировала в Отделении в экспериментальном режиме, осуществлялось изучение спроса на данную форму информирования. В рамках расширения данного вида информирования велась регулярная рассылка информации о новых поступлениях для специалистов, членов библиотечного совета, директоров институтов.

2. Реализовано предложение «Рассылка информационных писем по электронной почте (смс-рассылка сообщений для отдельных категорий читателей) для адресного информирования читателей о новостях библиотеки». Подготовлены анкеты для читателей, собрана информация и внесена в БД, начато регулярное информирование читателей по следующим группам рассылки:

gpntb_news@spsl.nsc.ru (новости библиотеки),
gpntb_resources@spsl.nsc.ru (новые информационные продукты),
gpntb_literature@spsl.nsc.ru (новые поступления),
gpntb_services@spsl.nsc.ru (новые услуги),
gpntb_time@spsl.nsc.ru (режим работы).

3. Предложение «Создание навигатора зарубежных полнотекстовых научных электронных ресурсов открытого доступа» в Интернете как элемента поддержки научной коммуникации в СО РАН. Предложение реализовано (http://www.prometeus.nsc.ru/sciguide/).

Рис. Навигатор зарубежных полнотекстовых научных электронных ресурсов открытого доступа

В 2010 году усовершенствован процесс записи читателей. Выдается читательский билет нового образца с 6-значным штрих-кодом и без фото (фотографирование читателя производится в регистратуре библиотеки с сохранением изображения в электронном формуляре читателя), внедрен автоматизированный учет входа-выхода читателей.

При разработке технологии электронного заказа изданий доработан формат вывода информации на читательское требование, введены параметры ограничения выдачи; разработана технология ежедневной проверки «Списка должников» и продления литературы из ОХФ, чей срок истек, чтобы не заблокировались карточки читателей и сверки между ООЧ и ОХФ по получению, выполнению и доставке в читальные залы электронных заказов из ОХФ за текущий день; доработаны статистические формы по учету книговыдачи и посещений.

В связи с внедрением новой технологии электронного заказа книг была проведена большая работа по исправлению и заполнению соответствующих полей в библиографических записях в ЭК, которые были введены по старой технологии в 1990-е годы (отсутствие места хранения экземпляра, инвентарных номеров, форматных шифров; наличие только сводного описания без спецификации).

Большой объем работы связан с редактированием и актуализацией языка предметных рубрик. Основные усилия методистов были сосредоточены на соблюдении методического единообразия систематизации, что обеспечивалось контролем ее результатов как внутри сектора, так и межотраслевым редактированием. Оперативная обработка документов по ББК сопровождалась уточнением условий размежевания между отраслевыми таблицами ББК и содержания ее рубрик, принятием решений в спорных случаях систематизации.

Усовершенствована технология передачи данных на множительный участок для печати комплектов каталожных карточек на книжные издания с компьютера в ОНОД сразу на множительный аппарат в ОКМТ, обладающий способностями принтера. Совершенствовалась рабочая база данных под ИРБИС для проработки и предварительной сверки многоуровневых изданий, из которой каталогизатор может скопировать готовую отредактированную библиографическую запись при описании очередного тома издания.

Проанализирована технология комплектования региональных изданий, выявлены проблемные участки, разработаны пути совершенствования процесса. Разработана методика анализа подписного репертуара по ряду значимых параметров. С её помощью устранено дублирование подписки с Отделением ГПНТБ СО РАН, из репертуара изъят ряд неактуальных изданий, определены издания, подлежащие замене на электронный вариант или дублированию им.

В связи с внедрением в технологию отдела процесса централизованной подписки на электронные отечественные журналы удаленного доступа для ЦБ НЦ СО РАН в секторе комплектования и зале журналов выделены участки, призванные осуществлять формирование подписного репертуара электронных журналов, координировать заказ на ЭЖ с библиотеками сети, курировать качество доступа к подписанным журналам.

В марте 2010 г. создан и размещен на сайте библиотеки информационный сервис «Определение индекса цитируемости». Сервис предоставляет возможности пользователю:

- получить сведения о наиболее авторитетных ресурсах, используемых для определения индекса цитируемости как отдельного ученого, так и целого научного коллектива, а также журнала;

- познакомиться с методиками подсчета индекса цитируемости, разработанными либо адаптированными сотрудниками ГПНТБ СО РАН;

- уточнить импакт-факторы отечественных периодических изданий и др.

Реализуются эти возможности путем предоставления не только текстовой информации, но и указания конкретных ссылок на сайтах различных структур в соответствии с тематикой сервиса (ВАК, ВИНИТИ, БЕН, НЭБ, БАН и др.)

Рис. Посещение сервиса «Определение индекса цитируемости» в 2010 г.

С апреля 2010 г. в ГПНТБ СО РАН для молодых ученых, аспирантов и соискателей научных учреждений СО РАН начались бесплатные занятия в «Информационной школе молодого ученого». Целью школы является формирование у слушателей системы информационных знаний и практическое освоение современных информационных ресурсов и услуг. Продолжительность обучения составляет 12 академических часов. Тематика обучения:

«Мировой рынок информационных ресурсов и услуг» (2 часа).
«Основные информационные ресурсы по естественным, общественным и техническим наукам: общая характеристика и алгоритм работы с ними» (4 часа).
«Патентно-информационные ресурсы» (2 часа).
«Удаленные зарубежные полнотекстовые научные журналы» (2 часа).
«Подготовка аналитического обзора» (2 часа).

Об интересе к школе свидетельствует количество желающих обучиться (более 60 молодых специалистов подали заявки в первую неделю записи). При этом, информация была распространена только по линии Советов молодых специалистов и через библиотеки научных учреждений СО РАН.