Организация технологической работы в ГПНТБ СО РАН
В последние годы в библиотеках разных
видов происходят серьезные преобразования, связанные с автоматизацией
библиотечных процессов, интенсификацией труда в подразделениях, занимающихся
комплектованием, обработкой, хранением все возрастающего документопотока,
изменением информационных запросов и потребностей. В этих условиях требуется
расстановка новых акцентов, выделение приоритетов в работе, проведение
реструктуризации и реорганизации библиотек. Огромное значение придается
внедрению новых технологий, способствующих качественному, прогрессивному
развитию библиотек.
Решение современных проблем, стоящих перед библиотекарями, во
многом зависит от организации технологической работы в отделе и библиотеке в
целом, которая осуществляется в зависимости от масштаба библиотеки отдельным
сотрудником (группой) либо специально выделенным подразделением (сектором,
службой, отделом). В ГПНТБ СО РАН - крупнейшем информационном центре на
территории Сибири и Дальнего Востока, эти функции возложены на самостоятельную
структурную единицу - технологический отдел.
Технологическая служба ГПНТБ СО РАН (с 1994 г. - сектор, с
2001 г. - отдел) была организована для осуществления контроля технологической
дисциплины, регулирования и совершенствования основных межотдельских
библиотечно-информационных процессов. Ранее данные функции выполняла группа
сотрудников отдела научной и методической работы. Среди основных направлений
работы отдела выделим следующие:
- научная прогнозно-стратегическая разработка проблем
организации прогрессивной технологии в библиотеке;
- осуществление единой технологической политики в области
создания и внедрения автоматизированных систем по пути издания и запроса;
- координация производственных связей подразделений по
вопросам технологии и нормирования;
- совершенствование межотдельских
инструктивно-технологических документов библиотеки, их разработка совместно с
соответствующими структурными подразделениями, редакция и предоставление на
утверждение;
- унификация и стандартизация технологических процессов;
- проведение мониторинга документопотока, информационных
ресурсов и их использования;
- контроль по работе с отказами.
Сотрудники технологического отдела
принимают участие в работе различных комиссий и советов (рис. 1). Основной
совещательный технологический орган в ГПНТБ СО РАН - Совет технологов, созданный
для разрешения проблем, требующих технологических постановлений, как по
традиционным, так и по автоматизированным библиотечным процессам и операциям,
например, нахождение путей ускоренного прохождения обязательного экземпляра
книжной продукции, упрощенная обработка изданий, направляемых временным
хранением, усовершенствование форм учета запросов и книговыдачи. В него входят
представители всех подразделений библиотеки (технологи или заведующие отделами),
что позволяет оперативно координировать взаимодействий между ними. Кроме того,
сотрудники технологического отдела являются членами советов по формированию,
сохранности, справочно-поисковому аппарату библиотеки, а также комиссий по
списанию, внедрению ГОСТов СИБИД и др. В 2004 году создан объединенный
методический совет по решению общесистемных технологических проблем ГПНТБ СО РАН
и библиотек сети ННЦ СО РАН, на заседаниях которого уже были обсуждены проблемы
автоматизации библиотечных процессов в городских библиотеках, работа с
задолженностью, МБА и др.

С 2003 года проходят технологические совещания по вопросам
автоматизации библиотечных процессов при заместителе директора по научной работе
ГПНТБ СО РАН (2 раза в месяц) с участием технологов, заведующих отделами и
сотрудниками отдела автоматизированных систем, на которых решаются различные
задачи, связанные, например, с конвертированием ресурсов ГПНТБ СО РАН в ИРБИС,
возникающими проблемами в обслуживании читателей электронными изданиями,
адаптацией программ ИРБИС в подразделениях библиотеки и др. Результаты совещаний
фиксируются в протоколах, выписки из которых рассылаются по библиотеке для
ознакомления, публикуются в «Новостях ГПНТБ СО РАН» и выставляются на сайте.
Технологическое сопровождение базируется на системе
организационно-технологической и организационно-управленческой документации,
которая регулярно пересматривается и переиздается. Документы сгруппированы по
сериям:
1. Формирование фондов («Инструкция по
организации подписки на периодические издания через агентства подписки», «Порядок
учета отечественных изданий в ГПНТБ СО РАН» и др.).
2. Система фондов («Положение о системе фондов ГПНТБ СО РАН»,
«Положение о фонде Отделения ГПНТБ СО РАН», «Положение о фонде
справочно-библиографического отдела», «Положение о резервном фонде
международного книгообмена» и др.).
3. Сохранность фондов («Положение о сохранности библиотечных
фондов ГПНТБ СО РАН», «Памятка по проведению вторичного отбора в ЦКО:ХФ», «Инструкция
по подготовке изданий к переплету» и др.).
4. Система каталогов и картотек («Положение о системе
каталогов и картотек ГПНТБ СО РАН», «Положение о центральном систематическом
каталоге ГПНТБ СО РАН», «Положение о генеральном алфавитном каталоге книг на
иностранных языках» и др.).
5. Основные документы, регламентирующие обслуживание
читателей и абонентов («Работа с отказами», «Положение о централизации МБА в
сети библиотек ННЦ СО РАН», «Правила пользования ночным абонементом» и др.).
6. Справочно-информационная работа («Положение о работе по
пропаганде фондов ГПНТБ СО РАН», «Положение о системе
справочно-библиографического обслуживания в ГПНТБ СО РАН», «Инструкция по учету
библиографических запросов и консультаций в ГПНТБ СО РАН и библиотеках НИУ ННЦ»
и др.).
Кроме того, по мере необходимости, создаются документы (инструкции,
положения, алгоритмы, схемы) по разным технологическим аспектам библиотечной
деятельности.
Одно из направлений деятельности отдела - информационный мониторинг ресурсов
ГПНТБ СО РАН и их использования. Мониторинг (от англ. monitoring) - это система
постоянных наблюдений, оценки и прогноза изменений состояния какого-либо
природного, социального и т.п. объекта. Мониторинг является необходимым условием
для устойчивого развития библиотеки. Новые информационные технологии позволяют
оперативно измерять и анализировать также и ресурсы библиотеки: рост
документопотока, увеличение числа самих ресурсов и их использование как внешними,
так и внутренними пользователями (Рис.2, табл. 1). На основе данных исследования
имеется возможность получать оперативную информации о текущем состоянии и
прогнозировать будущее развитие объектов, изучать целесообразность приобретения
тех или иных БД.
Статистика ресурсов и подсчет числа записей в них
осуществляется ежемесячно. Это позволяет проследить не только динамику, но и
возможные сбои в поступлении, обработке, предоставлении информации. В результате
анализа использования ресурсов получаем важные данные о том, насколько
эффективны те или иные БД. Например, как видно на рисунке 2, наибольшим спросом
из информационных продуктов ВИНИТИ, имеющихся в ГПНТБ СО РАН, пользуется БД «Химия»,
далее следует «Физика» и «Механика».


Ближайшие задачи
1. Дальнейший пошаговый перевод
информационных ресурсов в ИРБИС. Основные: автоматизация процесса заказа
литературы; изучение, адаптация, обучение сотрудников и внедрение АРМа МБА.
2. Представление информационных ресурсов, конвертированных в
ИРБИС, в Интернет.
3. Создание гипертекстового документа «Нормы», позволяющего
сопоставлять нормы и процессы ГПНТБ СО РАН с Межотраслевыми нормами времени,
выполняемыми в библиотеках, а также производить изменения в сводной номенклатуре
библиотечных процессов.
4. Разработка схемы технологического пути всех
документопотоков.
5. Пересмотр инструкции «Путь книги в ГПНТБ СО РАН», создание
нормативного документа «Путь издания в ГПНТБ СО РАН».
6. Технологическое сопровождение процесса ввода в
эксплуатацию нового информационного продукта ГПНТБ СО РАН - электронного
каталога
7. Разработка технологии создания Каталога газет, имеющихся в
ГПНТБ СО РАН.
8. Доработка программы автоматизации технологического
процесса - регистрация читателей.
9. Перевод БД Международного книгообмена в ИРБИС для
повышения качества и оперативности выполнения большинства операций, учитывая тот
факт, что многие информационные ресурсы уже конвертированы в данную систему.
10. Создание унифицированной таблицы для осуществления
контроля над отказами.
Успешное решение этих задач связано с
использованием передового опыта, дальнейшей автоматизацией библиотечных
процессов, четко отлаженной координации между подразделениями, повышением
эффективности научной организации труда в библиотеке.
Редькина Н.С., зав. технологическим отделом ГПНТБ СО РАН
|