Организация технологической работы в ГПНТБ СО РАН

    В последние годы в библиотеках разных видов происходят серьезные преобразования, связанные с автоматизацией библиотечных процессов, интенсификацией труда в подразделениях, занимающихся комплектованием, обработкой, хранением все возрастающего документопотока, изменением информационных запросов и потребностей. В этих условиях требуется расстановка новых акцентов, выделение приоритетов в работе, проведение реструктуризации и реорганизации библиотек. Огромное значение придается внедрению новых технологий, способствующих качественному, прогрессивному развитию библиотек.
    Решение современных проблем, стоящих перед библиотекарями, во многом зависит от организации технологической работы в отделе и библиотеке в целом, которая осуществляется в зависимости от масштаба библиотеки отдельным сотрудником (группой) либо специально выделенным подразделением (сектором, службой, отделом). В ГПНТБ СО РАН - крупнейшем информационном центре на территории Сибири и Дальнего Востока, эти функции возложены на самостоятельную структурную единицу - технологический отдел.
    Технологическая служба ГПНТБ СО РАН (с 1994 г. - сектор, с 2001 г. - отдел) была организована для осуществления контроля технологической дисциплины, регулирования и совершенствования основных межотдельских библиотечно-информационных процессов. Ранее данные функции выполняла группа сотрудников отдела научной и методической работы. Среди основных направлений работы отдела выделим следующие:
    - научная прогнозно-стратегическая разработка проблем организации прогрессивной технологии в библиотеке;
    - осуществление единой технологической политики в области создания и внедрения автоматизированных систем по пути издания и запроса;
    - координация производственных связей подразделений по вопросам технологии и нормирования;
    - совершенствование межотдельских инструктивно-технологических документов библиотеки, их разработка совместно с соответствующими структурными подразделениями, редакция и предоставление на утверждение;
    - унификация и стандартизация технологических процессов;
    - проведение мониторинга документопотока, информационных ресурсов и их использования;
    - контроль по работе с отказами.

    Сотрудники технологического отдела принимают участие в работе различных комиссий и советов (рис. 1). Основной совещательный технологический орган в ГПНТБ СО РАН - Совет технологов, созданный для разрешения проблем, требующих технологических постановлений, как по традиционным, так и по автоматизированным библиотечным процессам и операциям, например, нахождение путей ускоренного прохождения обязательного экземпляра книжной продукции, упрощенная обработка изданий, направляемых временным хранением, усовершенствование форм учета запросов и книговыдачи. В него входят представители всех подразделений библиотеки (технологи или заведующие отделами), что позволяет оперативно координировать взаимодействий между ними. Кроме того, сотрудники технологического отдела являются членами советов по формированию, сохранности, справочно-поисковому аппарату библиотеки, а также комиссий по списанию, внедрению ГОСТов СИБИД и др. В 2004 году создан объединенный методический совет по решению общесистемных технологических проблем ГПНТБ СО РАН и библиотек сети ННЦ СО РАН, на заседаниях которого уже были обсуждены проблемы автоматизации библиотечных процессов в городских библиотеках, работа с задолженностью, МБА и др.

    С 2003 года проходят технологические совещания по вопросам автоматизации библиотечных процессов при заместителе директора по научной работе ГПНТБ СО РАН (2 раза в месяц) с участием технологов, заведующих отделами и сотрудниками отдела автоматизированных систем, на которых решаются различные задачи, связанные, например, с конвертированием ресурсов ГПНТБ СО РАН в ИРБИС, возникающими проблемами в обслуживании читателей электронными изданиями, адаптацией программ ИРБИС в подразделениях библиотеки и др. Результаты совещаний фиксируются в протоколах, выписки из которых рассылаются по библиотеке для ознакомления, публикуются в «Новостях ГПНТБ СО РАН» и выставляются на сайте.
    Технологическое сопровождение базируется на системе организационно-технологической и организационно-управленческой документации, которая регулярно пересматривается и переиздается. Документы сгруппированы по сериям:

    1. Формирование фондов («Инструкция по организации подписки на периодические издания через агентства подписки», «Порядок учета отечественных изданий в ГПНТБ СО РАН» и др.).
    2. Система фондов («Положение о системе фондов ГПНТБ СО РАН», «Положение о фонде Отделения ГПНТБ СО РАН», «Положение о фонде справочно-библиографического отдела», «Положение о резервном фонде международного книгообмена» и др.).
    3. Сохранность фондов («Положение о сохранности библиотечных фондов ГПНТБ СО РАН», «Памятка по проведению вторичного отбора в ЦКО:ХФ», «Инструкция по подготовке изданий к переплету» и др.).
    4. Система каталогов и картотек («Положение о системе каталогов и картотек ГПНТБ СО РАН», «Положение о центральном систематическом каталоге ГПНТБ СО РАН», «Положение о генеральном алфавитном каталоге книг на иностранных языках» и др.).
    5. Основные документы, регламентирующие обслуживание читателей и абонентов («Работа с отказами», «Положение о централизации МБА в сети библиотек ННЦ СО РАН», «Правила пользования ночным абонементом» и др.).
    6. Справочно-информационная работа («Положение о работе по пропаганде фондов ГПНТБ СО РАН», «Положение о системе справочно-библиографического обслуживания в ГПНТБ СО РАН», «Инструкция по учету библиографических запросов и консультаций в ГПНТБ СО РАН и библиотеках НИУ ННЦ» и др.).

    Кроме того, по мере необходимости, создаются документы (инструкции, положения, алгоритмы, схемы) по разным технологическим аспектам библиотечной деятельности.
Одно из направлений деятельности отдела - информационный мониторинг ресурсов ГПНТБ СО РАН и их использования. Мониторинг (от англ. monitoring) - это система постоянных наблюдений, оценки и прогноза изменений состояния какого-либо природного, социального и т.п. объекта. Мониторинг является необходимым условием для устойчивого развития библиотеки. Новые информационные технологии позволяют оперативно измерять и анализировать также и ресурсы библиотеки: рост документопотока, увеличение числа самих ресурсов и их использование как внешними, так и внутренними пользователями (Рис.2, табл. 1). На основе данных исследования имеется возможность получать оперативную информации о текущем состоянии и прогнозировать будущее развитие объектов, изучать целесообразность приобретения тех или иных БД.
    Статистика ресурсов и подсчет числа записей в них осуществляется ежемесячно. Это позволяет проследить не только динамику, но и возможные сбои в поступлении, обработке, предоставлении информации. В результате анализа использования ресурсов получаем важные данные о том, насколько эффективны те или иные БД. Например, как видно на рисунке 2, наибольшим спросом из информационных продуктов ВИНИТИ, имеющихся в ГПНТБ СО РАН, пользуется БД «Химия», далее следует «Физика» и «Механика».

Ближайшие задачи

    1. Дальнейший пошаговый перевод информационных ресурсов в ИРБИС. Основные: автоматизация процесса заказа литературы; изучение, адаптация, обучение сотрудников и внедрение АРМа МБА.
    2. Представление информационных ресурсов, конвертированных в ИРБИС, в Интернет.
    3. Создание гипертекстового документа «Нормы», позволяющего сопоставлять нормы и процессы ГПНТБ СО РАН с Межотраслевыми нормами времени, выполняемыми в библиотеках, а также производить изменения в сводной номенклатуре библиотечных процессов.
    4. Разработка схемы технологического пути всех документопотоков.
    5. Пересмотр инструкции «Путь книги в ГПНТБ СО РАН», создание нормативного документа «Путь издания в ГПНТБ СО РАН».
    6. Технологическое сопровождение процесса ввода в эксплуатацию нового информационного продукта ГПНТБ СО РАН - электронного каталога
    7. Разработка технологии создания Каталога газет, имеющихся в ГПНТБ СО РАН.
    8. Доработка программы автоматизации технологического процесса - регистрация читателей.
    9. Перевод БД Международного книгообмена в ИРБИС для повышения качества и оперативности выполнения большинства операций, учитывая тот факт, что многие информационные ресурсы уже конвертированы в данную систему.
    10. Создание унифицированной таблицы для осуществления контроля над отказами.

    Успешное решение этих задач связано с использованием передового опыта, дальнейшей автоматизацией библиотечных процессов, четко отлаженной координации между подразделениями, повышением эффективности научной организации труда в библиотеке.

Редькина Н.С., зав. технологическим отделом ГПНТБ СО РАН