Рекомендации по заполнению автоматизированной формы годового
статистического отчета о работе библиотеки СО РАН

Определение терминологии и порядок ведения
статистического учета

Пользователи библиотеки

Понятие «пользователь библиотеки» рас­сматривается как обобщающее – физическое или юридическое лицо, пользующееся услугами библиотеки (читатель, посетитель мероприятий, абонент). Оно может быть при­менено ко всем физическим или юридическим лицам, пользующимся любыми услугами библиотеки, поэтому дефиниция «пользова­тель библиотеки» включает понятия «читатель», «абонент», «посетитель мероприятия», «пользователь, обращающийся в библиотеку через электронные информационные сети».

Учет общего числа читателей проводится по числу читателей, обслуженных всеми структурными подразделениями библиотеки и зарегистрированных в единой регистрационной картотеке на основе формуляров читателей или единой БД читателей.

В число как пользователей, так и читателей также входит количество всех абонентов межбиблиотечного абонемента (МБА) и электронной доставки документов (ЭДД), обратившихся в библиотеку.

Единицей учета абонентов МБА и ЭДД является один абонент. Учет общего числа абонентов МБА проводится по числу библиотек или организаций, зарегистрированных в картотеке или БД регистрации абонентов МБА.

Единицей учета абонентов системы ИРИ, ДОР, ОСИ является индивидуальный (лицо) или коллективный (организация) абонент, зарегистрированный в картотеках или БД регистрации абонентов данных систем. Количество абонентов состоит из суммы всех абонентов: ИРИ, ДОР, ОСИ и абонентов мба и ЭДД, в том числе иногородних. В данное число  входят только абоненты индивидуальные или коллективные, не зарегистрированные как читатели библиотеки.

Единицей учета пользователей, обратившихся в библиотеку через электронные информационные сети, является код пользователя (лица или организации), зафиксированный на сервере библиотеки. Учет общего числа пользователей, обращающихся в библиотеку через электронные информационные сети, осуществляется по количеству неодинаковых кодов лиц и организаций, зарегистрированных на сервере библиотеки.

Единицей учета посетителей мероприятий, организуемых библиотекой, является лицо, присутствующее на мероприятии и зарегистрированное в документах, принятых в библиотеке. Учет общего числа посетителей мероприятий осуществляется суммированием количества присутствующих на мероприятиях лиц, зарегистрированных в принятых документах каждым структурным подразделением библиотеки, проводящим мероприятие.

Общее количество пользователей будет состоять из суммы обращающихся в библиотеку: читателей, абонентов, посетителей мероприятий и пользователей, обращающихся в библиотеку через электронные информационные сети.

Учет посещений, обращений

Единицей учета посещений является одно посещение или обращение на сервер библиотеки через Интернет, зарегистрированное в документации или БД, принятых в библиотеке.

Сумма всех посещений и обращений, учтенных каждым структурным подразделением библиотеки, составит количество посещений (обращений).

Обращение к сайту библиотеки – совокупность обращений ко всем страницам сайта библиотеки. Подсчет посетителей ведется по уникальным IP-адресам. Наиболее распространенным показателем посещаемости является количество уникальных посетителей в день («daily reach»)[1].

Обращение к базам данных, установленным на сайте – количество обращений уникальных пользователей к совокупности баз данных, в том числе к БД собственной генерации.

Запросы на документы

Единицей учета запросов на документы и их копии является зарегистрированный запрос на один экземпляр документа или копии в принятых учетных документах каждым структурным подразделением библиотеки (абонемент, читальный зал, МБА и ЭДД) и БД.

Показатель количества запросов на документы по МБА и ЭДД составляет сумма чисел из запросов читателей библиотеки, направленных в другие библиотеки, и запросов из других организаций и индивидуальных абонентов, поступивших в библиотеку.

Общее количество запросов будет состоять из суммы всех фиксированных запросов и отказов.

Учет выдачи документов и их копий

Единицей учета выдачи документов и их копий является экземпляр, полученный пользователем по его запросу.

Примечание. Единицей учета выдачи периодических изданий является экземпляр или подшивка, полученная пользователем по его запросу.

Учет выдачи документов проводится по числу выданных экземпляров, зарегистрированных в формуляре читателя, книжном формуляре, листке читательского требования, бланке-заказе по МБА (в том числе электронном) и БД.

Учет выдачи журналов, газет, нот, карт, изоизданий, патентов, стандартов, промышленных каталогов, АВД (авторефератов диссертаций), объединенных или хранящихся в папках, коробках, комплектах, подшивках; микрофильмов, микрофиш, дискет, дисков и других документов, которые состоят из нескольких экземпляров документов, проводится по числу тех экземпляров документов, которые соответствуют запросу пользователя.

Подсчет общего числа выданных документов проводится суммированием числа экземпляров, учтенных каждым структурным подразделением библиотеки (на абонементе, из книгохранения, в читальном зале, с выставок, по МБА и ЭДД).

Показатель количества выданных документов по МБА и ЭДД составляет сумма чисел выданных документов индивидуальным и коллективным абонентам сторонних организаций из фонда библиотеки и полученных документов из других библиотек для читателей библиотеки. Соответственно в отчете отдельными строками выделяются:

·   количество полученных документов из других библиотек (по заказам читателей),

o  в т. ч. зарубежных,

o  в т. ч. полученных по ЭДД;

 

·   количество выданных документов из фонда библиотеки,

o  в т. ч. зарубежных,

o  в т. ч. средствами ЭДД.

Учет выдачи платных копий документов, в том числе выполненных по МБА и ЭДД, с выставок – осуществляется отдельно, но входит в общее число выданных документов.

Учет запросов и ответов
на справочно-информационное обслуживание

Единицей учета разовых запросов на справочно-информационное обслуживание (далее – СИО) является запрос.

Учет разовых запросов на СИО проводится по числу:

·   затребованных тем (для тематических библиографических запросов);

·   библиографических записей, требующих уточнения (для запросов на библиографическое уточнение);

·   документов, наличие которых в фонде библиотеки требуется установить (для адресно-библиографических запросов);

·   затребованных фактов (для фактографических запросов);

·   тем, требующих аналитико-синтетического преобразования документальной информации (для аналитических запросов);

·   методических консультаций по разъяснению правил пользования библиотекой, по использованию информационных изданий и элементов справочно-библиографического аппарата (далее – СБА): каталогов, указателей, БД и т. п. (для запросов ориентационного характера).

Учет общего числа разовых запросов на СИО проводится суммированием запросов, зарегистрированных в документации (или БД), принятой в библиотеке.

Единицей учета выполненных разовых запросов на СИО является устная или письменная справка, содержащая сведения об одной теме, об одной уточненной библиографической записи, об одном установленном издании, об одном выявленном факте, а также устная или письменная методическая консультация по одному вопросу.

Учет выполненных запросов на СИО проводится по числу:

·    тематических справок: библиографических списков, тематических подборок (при выполнении тематических запросов). Дополнительно допускается учет библиографических записей, включенных в справку;

·    справок, включающих уточненные библиографические записи (при выполнении запросов на библиографические уточнения);

·    справок, содержащих сведения об изданиях, наличие которых установлено в фонде библиотеки (при выполнении адресно-биб­лиографических запросов);

·    справок, включающих выявленные или уточненные факты (при выполнении фактографических запросов);

·    справок, включающих обзорно-аналитические сведения (при выполнении аналитических запросов);

·    методических консультаций (при выполнении запросов ориентационного характера).

Учет общего числа выполненных запросов на СИО проводится суммированием справок, консультаций, зарегистрированных в документации (или БД), принятой в библиотеке. Отдельными строками выделены тематические запросы и выполненные в автоматизированном режиме.

Единицей учета постоянно действующих запросов на СИО в режиме ИРИ является постоянно действующий запрос (ПДЗ). Учет общего числа ПДЗ на СИО в режиме ИРИ проводится суммированием ПДЗ, зарегистрированных в документации (или БД), принятой в библиотеке.

Единицей учета сигнальных оповещений, направленных абонентам системы ИРИ, является оповещение об одном источнике информации. Учет общего числа сигнальных оповещений проводится по числу оповещений, направленных всем абонентам системы ИРИ и зарегистрированных в документации (или БД), принятой в библиотеке.

Учет отказов

Единицей учета отказов на документы, их копии и СИО является невыполненный запрос пользователя, зарегистрированный в документации или БД. Учет общего числа отказов проводится суммированием невыполненных запросов пользователей, зарегистрированных в каждом структурном подразделении библиотеки.

Учет мероприятий

Единицей учета мероприятий является одно мероприятие – выставка, устный обзор, день информации, экскурсия и т. п., зарегистрированное в документации, принятой в библиотеке.  Учет общего числа мероприятий проводится суммированием мероприятий, зарегистрированных каждым подразделением библиотеки.

Примечания: 1. Дополнительно в принятой документации (или БД) ведется учет экспонируемых и выданных документов, а также участников мероприятий.

2. Мероприятие, включающее одновременное проведение различных форм (например, выставку и устный библиографический обзор), учитывается как одно мероприятие, но составляющие этого мероприятия называются в принятой документации (или БД).

3. Мероприятие, в организации и проведении которого принимали участие несколько структурных подразделений, учитывается один раз.

Учет БД собственной генерации

База данных – совокупность связанных данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования, независимая от прикладных программ. Обращение к базам данных осуществляется с помощью системы управления базами данных (СУБД).

База данных собственной генерации – база данных, создаваемая библиотекой, правообладателем которой она является.

Библиографическая база данных – база данных, содержащая библиографические записи документов.

Полнотекстовая база данных – база данных, содержащая полные тексты документов или их частей.

Фактографическая база данных – база данных, содержащая фактографическую информацию (адресные данные, даты, количественные характеристики, продукцию, услуги и условия их предоставления, цитаты и т. п.), то есть информацию имеющую отношение непосредственно к предметной области.

Электронный каталог – база данных, содержащая библиографические записи документов определенного библиотечного фонда или нескольких фондов c указанием места хранения, функционирующая в режиме реального времени и предоставляемая читателям в пользование.