5.1. Общие требования

Построение системы ЭДД зависит от комплекса технико-технологических, информационных, функциональных, юридических и социально-экономических факторов. Поэтому при создании службы ЭДД каждая библиотека должна исходить из своих реальных условий, возможностей и потребностей пользователей.

Первостепенное влияние на построение системы ЭДД оказывает структура информационной базы, на которой она формируется. Это может быть: единый фонд, распределенный фонд, метафонд. Именно она определяет организационную модель службы ЭДД. Исходя из структуры информационной базы можно выделить три типа организационных моделей систем ЭДД:

1) двухуровневая модель с вертикальной связью “заказчик - информационная система (служба ЭДД)”. Эта модель характерна для национальных библиотек, информационных центров и коммерческих информационных фирм. Заказ поступает в систему и далее внутри нее решается вопрос, как он будет выполнен - на базе собственного фонда или с помощью фонда партнеров.

2) модель с горизонтальными связями, где участники информационной системы выступают одновременно и заказчиками и исполнителями. Заказ возникает внутри системы и выполняется ее участниками. Так работают библиотечные сети и ассоциации;

3) модель “заказчик - информационная система”, где в роли последней выступает служба-посредник с многочисленными постоянными и временными партнерскими связями, не имеющая собственного документального фонда или полнотекстовых БД. Информационной базой такой системы являются сведения о местонахождении запрашиваемого документа. Подробнее о работе посреднической службы см. в следующем разделе.

Существенным моментом в разработке систем ЭДД является наличие в библиотеке электронного каталога, библиографических БД, машиночитаемых библиографических массивов. Т.е., что будет служить справочно-поисковым аппаратом. Это может быть одна или несколько поисковых систем. От этого будет зависеть разработка подсистемы заказов и это будет определять уровень сервисных возможностей всей системы.

Ориентация на технические возможности пользователей определяет необходимость использования разнообразных технологических решений в рамках одной системы. На этапе приема заказов это может быть специальный программный модуль, совмещенный с поиском информации в БД, передача заказов по электронной почте, факсу, через интерактивные формы в Интернет. На этапе доставки - это использование FTP, электронной почты и т.д.

Для изготовления электронных копий обычно пользуются стандартными программами. При выборе программного обеспечения следует учитывать формат копии, с которой может работать пользователь системы ЭДД и от его потребностей, от того, в каких целях будет использоваться копия в дальнейшем (например, для организации полнотекстовых БД); от уровня затрат на изготовление, передачу и последующее хранение копий, а также от стоимости услуги. Необходимо также учитывать, что формат выдаваемой копии зависит и от того, каким образом слубжа ЭДД соблюдает закон об авторском праве.

В разных службах доставки к проблеме хранения копий существуют различные подходы. Зарубежные службы ЭДД практикуют архивирование выполненных электронных копий лишь в том случае, когда возможны повторные заказы и решены вопросы соблюдения авторского права. Создание хранилищ электронных копий позволяет значительно ускорить ответы на запросы пользователей, а в ряде случаев и применять полностью автоматическую процедуру поиска и передачи копии заказчику.

Важнейшим аспектом ЭДД является соблюдение авторского права. Законодательные основы подготовки, распространения и использования электронных форм документов за рубежом хорошо проработаны и неукоснительно соблюдаются. Существуют специальные организации, ответственные за сбор отчислений. Поэтому большинство разрабатываемых в США и европейских странах систем ЭДД включают контроль за соблюдением авторских прав. В России соответствующие законодательные акты плохо проработаны, отсутствуют механизмы сбора авторских отчислений в случае электронного копирования и нет организаций, занимающихся сбором таких отчислений. К этому следует добавить недостаточное развитие банковской системы, электронных платежей.

5.2. Основные модули службы ЭДД

Для учета этих факторов технологическая схема службы ЭДД должна быть построена по модульному принципу, где технологическим модулям соответствуют основные процессы ЭДД, описанные в разделе 2. При этом каждый модуль должен иметь комбинационный характер, т.е. содержать несколько наборов технологических решений для выполнения одних и тех же функций. Наличие нескольких модификаций в технологической цепи ЭДД будет определять уровень сервиса, предлагаемого системой. Модульная организация технологического процесса также важна и потому, что условия функционирования служб ЭДД могут меняться в силу развития технических, программных средств, а наличие модулей позволяет скорректировать работу одного, не меняя весь процесс в целом.

Система ЭДД является разновидностью информационной системы, поэтому она должна удовлетворять общим принципам их функционирования, которые применительно к данному типу систем можно сформулировать следующим образом:

1) однократность обработки информации и многократность ее использования означает использование содержащейся в библиографических БД и электронных каталогах информации для решения различных задач: поиск первоисточников, идентификация данных, формирование сопроводительной документации, организация хранилища электронных копий и т. д.;

2) минимизация дублирования операций должна быть реализована при обработке потоков запросов и финансово-статистической информации, снижения трудозатрат по подготовке электронных копий;

3) принцип разделенного во времени и пространстве ввода данных означает, что сведения о всех операциях по обработке заказов, изготовлению и отправке копий, финансовых расчетах могут поступать в БД по мере выполнения работ с разных рабочих мест;

4) должна быть достигнута максимальная совместимость информационных массивов: в качестве содержательной части заказа необходимо использовать подготавливаемое в традиционном или автоматизированном режиме библиографическое описание источника. Неавтоматизируемые операции должны быть органично встроены в общий процесс электронной доставки копий;

6) обеспечение комфортности взаимодействия пользователей и обслуживающего персонала с системой должно достигаться созданием удобного интерфейса.

Далее мы приводим перечень основных модулей для исходной технологической схемы службы ЭДД. В зависимости от уровня автоматизации в каждой библиотеке их функции могут выполняться в автоматическом или автоматизированном режимах. Некоторые операции могут достаточно хорошо работать в традиционном режиме. В автоматическом режиме данная схема в настоящий момент реализована лишь в ИНИОН РАН.

Модуль регистрации пользователей. Его функции - сбор, хранение и передача данных о заказчиках службы ЭДД. Регистрационный массив (БД) может формироваться: 1) программно при поступлении данных о заказчике по электронным каналам через интерактивные формы или информационно-поисковые системы; 2) при поступлении по электронной почте или другими каналами – вводом данных персоналом службы. Регистрационные данные используются при обработке заказов пользователей, при отправке копий заказчикам, подготовке сопроводительной и отчетной документации. В состав программных средств модуля должны входить: средства он-лайновой регистрации пользователей; средства обработки текущих счетов пользователей в службе ЭДД; средства подготовки справочной информации о заказчиках.

Модуль приема заказа и обработки может содержать следующие средства: несколько модификаций приема заказа (модуль заказа, встроенный в поисковые системы БД и электронных каталогов; прием заказов по электронной почте и по факсимильной связи); средства библиографической обработки; фиксации заказа; деления потока заказов по местонахождению источников и другим параметрам; подготовки внутрисистемной сопроводительной документации; перенаправления заказов в другие службы ЭДД при отсутствии источника в фонде библиотеки. В случае использования автоматизированных процедур приема заказов этот модуль следует дополнить системой электронных расчетов с пользователем.

Модуль электронного копирования. Его функции - создание электронных копий первоисточников. При изготовлении image-копий на этом этапе выполняются следующие операции: 1) сканирование первоисточника и получение копии в tiff-формате; 2) изготовление image-копии (например, в формате PDF); 3) присвоение копии уникального имени. В случае изготовления копии в ASCII-формате операции следующие: 1) сканирование первоисточника и получение копии в tiff-формате; 2) распознавание графических файлов и получение текстового файла; 3) ручная или полуавтоматическая коррекция текстового файла; 4) присвоение файлу копии уникального.

Модуль доставки заказов должен содержать средства выявления заказов, предназначенных к отправке пользователям или по каким-либо причинам невыполненных; формирования выходной корреспонденции; доставки копий в зависимости от способа отправки (должны поддерживаться все способы отправки копий – электронная почта, FTP и др.); контроля за процессом отправки и информирования администратора системы

Если пользователь указывает адрес компьютера, на который он хотел бы получить копии, то модуль отправки пересылает файлы по FTP, после чего формируется электронное письмо, в котором заказчика информируют об именах файлов и их местонахождении. Если файлы не удается отправить в течение контрольного срока выполнения заказа, модуль отправки подготавливает сообщение администратору системы.

Копии можно также помещать в выделенную пользователю область на компьютере (Интернет-сервере) службы ЭДД - хранилище электронных копий. Модуль отправки формирует сообщения пользователю, где указывается название источника и ссылка - адрес копии в электронном хранилище. В этом случае транспортировка файлов выполняется самим пользователем напрямую из электронного хранилища.

Еще один способ отправки заказов - “Виртуальный абонемент”. Изготовленные копии помещаются в электронное хранилище. Создаются гипертекстовые ссылки от записей библиографической БД к файлам копий в электронном хранилище. После изготовления копий модуль отправки по электронной почте направляет заказчику сообщение о выполнении заказа. Заказчик обращается к сохраненному поисковой системой временному запросу-заказу, в котором для каждой библиографической записи указан адрес копии в электронном хранилище. Транспортировка файлов в этом случае также выполняется пользователем.

Модуль хранения копий (электронное хранилище). Его назначение - хранение копий в электронном архиве. В системе ЭДД может быть принято решение о хранении или отказе от хранения изготовленных копий. Если хранение копий не предусмотрено по тем или иным причинам, система обеспечивает лишь страховое хранение в течение оговоренного времени. По истечении определенного времени копии уничтожаются. В состав функций электронного хранилища копий входит также возможность выявления копий, на которые поступают повторные заказы, и система сопряжения файлов копий с библиографическими записями электронного каталога или БД.

Модуль подготовки справочно-статистической и отчетной документации. Здесь осуществляется сбор, обработка и выдача отчетной документации по работе системы, по финансовым расчетам с заказчиками, а также получение разовых справок о работе службы для контроля за ее работой и управления. В состав модуля должны входить программные средства сбора и статистической обработки информации и формирования выходной документации для ответа на типовые запросы системы.

В задачи модуля контроля и финансовых расчетов входит слежение за сроками прохождения заказа в службе и отправки сообщений заказчикам, за своевременностью финансовых расчетов, а также сверка поступающих заказов с имеющимися в электронном хранилище копиям для исключения дублирования при выполнении заказа. Для работы этого модуля должны быть созданы программные средства формирования контрольных сроков выполнения заказов, средства автоматического слежения за сроками выполнения заказов, информирования персонала системы ЭДД, а также средства сверки поступающих заказов с имеющимися в электронном хранилище копиям для исключения дублирования при выполнении заказа.

Модуль администрирования (диспетчерского управления) предназначен для обеспечения работы администратора службы ЭДД по управлению БД, распределению работ между исполнителями заказов, контролю за их исполнением и финансовыми расчетами.

Описанные основные функции автоматизированного процесса ЭДД определяют набор БД и вспомогательных массивов, необходимых для работы любой системы, и их взаимодействие в этом процессе. Назначением БД регистрации пользователей является сбор, хранение и использование общей информации о коллективных и индивидуальных пользователях (заказчиках). В БД заказов фиксируются поступающие по любым каналам заказы пользователей. БД предназначена для контроля за выполнением и отправкой заказов, а также для сбора статистической информации о работе пользователей с системой ЭДД.

Основные модули системы изображены на рис. 3.1.